[00121400]云南电网集中式档案管理系统

云南电网公司在综合档案系统基础上,投资705万元,历时2年,建成覆盖省、地、县三级的云南电网公司集中式档案管理系统,实现公司系统档案统一管理,以及档案收集、整理、编目、鉴定、存储、统计、利用、编研工作的网络化、信息化,提高了档案的快速检索以及电子档案网上借阅利用水平,实现全系统档案资源共享。此项目获得了云南电网公司2011年科技进步三等奖。 一、当前国内外同类项目技术概况 当前国内的数字档案系统多为独立系统,为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络;国外同类项目以英国的NDAD（National Digital ArchIVe of Datasets）为代表的基于服务信息化的档案管理系统及以美国的ERA（Electronic RecodeArchIVes）为代表的基于整体职能信息化的档案管理系统。 二、项目详细内容 （一）项目主要技术内容与国外国内同类技术综合对比情况 云南电网公司集中式档案管理系统与国内外同类技术相比,实现了图、文、声、像等多媒体档案内容关联与一体化应用;具有较强的通用性,可以定制各种类型的档案,支持案卷管理的旧档案管理模式和按一文一件的新档案管理模式,提高了档案信息利用的效率和深度,无须借用档案实体,直接在网上查询、调阅档案盒专题编研;提供在线扫描,支持符合通用标准（TWIN标准）的所有扫描仪;良好的数据接口;支持XML数据交换格式,方便与其他系统进行数据交换,如与协同办公系统的数据交换;极高的安全性,系统允许对档案数据加密,提供用户操作审计等强大的安全机制,有效地保证档案数据的安全与保密的需要。 云南电网公司集中式档案管理系统遵循国家公文管理和档案管理的各种规范,完成对公文的建库、登记、传阅、检索和数据的转换,以及档案数据的借阅、检索等工作,并可输出各种档案报表,大大提高了档案的再利用价值。建立了对重要档案数字化加工、采集、提供高质量的保存和管理。通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务,促进公司各类信息高效、经济地传递、为企业发展服务。 云南电网公司集中式档案管理系统是一个可扩展的网络应用系统。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。包括统一平台基础之上的多个分布式的、超大规模的、具有可互操作的异构多媒体资源系统。 （二）项目应用和推广情况 云南电网公司集中式档案管理系统按照统一部署的原则,2011年12月投入使用,截至目前,系统已经覆盖云南电网公司本部、直属单位、县级供电公司,系统完整性、准确性得到提高,高效的协助办公室档案管理人员开展各类数据汇总工作;系统操作方便、界面友好,系统使用人员得心应手,系统的应用促进了各单位档案信息化业务管理水平迈上一个新的台阶。 1.实现了档案业务的信息化规范化管理,为领导实时掌握档案管理工作动态提供便利。通过统一的系统,在进一步规范和明确了档案日常管理各项主要工作任务的同时,还实现了以往分散的、各种形式的业务资料的分类管理,增强了工作的透明度和可控性,达到了以信息化促进管理水平提高的目的。 2.实现与协同办公系统、合同管理系统的对接。使各业务系统数据都能归档到集中式档案管理系统中,通过集中式档案管理系统的统一搜索平台,提高了档案查询利用工作效率。 3.实现了任务的上传下达和汇总功能。建立了省公司－二级单位－县级单位的三级工作任务下达和各类数据汇总模式,上级公司可及时掌握下级单位的工作动态,为档案管理汇总工作及业务指导提供依据。 4.与云南电网公司集中式协同办公系统、合同管理等系统共享一套组织机构,实现使用自动同步。 （三）项目的社会或经济效益情况 云南电网集中式档案管理系统改变了传统档案管理模式。实现利用档案建档立卷的智能化管理;利用百度检索技术,实现网上快速检索;借阅人可以不必到档案室就能快速检索到所需档案,使检索、利用高效准确、简便快捷、程序规范,真正实现档案资源共享,为云南电网经营管理和改革发展提供保障。具体如下。 1．从档案管理角度看。本系统实现了档案管理业务的自动化,为统一云南电网公司系统档案管理提供先进的技术手段,减少档案工作人员繁重的工作量,极大地降低管理成本。 2.从企业管理角度看。集中式档案管理系统的建立,使企业现有的现代化设施、设备能发挥更大的作用,只需用少量的投入就可以获得巨大的经济效益。 3.从档案利用角度看。由于档案利用者可直接快速方便的在网上查找和浏览公司系统的档案资源,极大地节约了查档时间。仅以公司注册560名用户每人每月查阅3次档案为例,每次节约30分钟,就可以节约10080小时。 （四）项目的独创性 1.云南电网公司集中式档案管理系统具备四个特点。一是全面实现了各级档案资料分类、档案信息收集、立卷、整编、检索利用、借阅管理、单位内移交、跨单位移交等数字化工作,客户端程序通过协同办公系统托盘程序自动生成,无需进行任何安装档案管理人员即可进行资料的录入、数据的归档管理工作;二是构建了丰富的数字档案资源库,其信息形式除文字外,还包括语音、视频、图形、图像,能满足公司各单位对各类信息的需求;三是通过光盘塔、磁盘阵列等实现了“海量存储”;四是通过协同办公系统,可实现单点登录集中式档案管理系统,可以方便地对室藏档案信息进行权限控制范围内的查询、阅读、打印、全文下载等功能,实现了档案信息网络发布与传输。 2.使用统一架构。云南电网公司集中式档案管理系统档案信息高度共享,管理模式统一,结构框架统一,覆盖云南电网公司省、地、县三级单位,实现省、地、县三级单位上下集中,档案数据分层管理,管理更到位,对档案的管控更加有力,促进公司系统各单位档案一体化管理,统一部署,使用简单方便,用户对档案数据的结构和操作一目了然。 3.用户个性化自定义。用户可以选择性设置某些著录项继承性递增、重复等,对著录信息是否显示、显示顺序及宽度进行设置保存。 4.灵活的管理模式。可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程,更加灵活和适应未来的变化,可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理。